Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931 - eine PDF per E-Mail zählt nicht dazu. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen kommt die Pflicht gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle - allerdings nur im Geschäft zwischen Unternehmen. Was das für einen Elektrobetrieb konkret bedeutet, welche Ausnahmen gelten und warum niemand in Panik verfallen muss, steht hier.
Stand: Juli 2026. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz mit den Regelungen im Umsatzsteuergesetz. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung - für den Einzelfall gehört das Thema zum Steuerberater.
Der Zeitplan: Wer muss wann?
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können | Alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer |
| 2025 bis 2026 | Übergangszeit: Papier und PDF beim Senden weiter erlaubt | Alle |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen ausstellen bei inländischen B2B-Umsätzen | Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen ausstellen bei inländischen B2B-Umsätzen | Alle Unternehmen |
Die wichtigste Einordnung vorweg: Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Für einen typischen Elektrobetrieb heißt das - die Rechnung an den Privathaushalt für Wallbox, Zählerschrank oder Reparatur bleibt, wie sie ist. Betroffen sind Rechnungen an Gewerbekunden, Generalunternehmer, Bauträger und gewerbliche Hausverwaltungen.
Was zählt als E-Rechnung - und was nicht
Der häufigste Irrtum: "Wir schicken doch schon PDFs, wir sind fertig." Eine PDF ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Als E-Rechnung gelten nur Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:
- XRechnung: eine reine XML-Datei ohne menschenlesbare Ansicht. Standard bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern - wer kommunale Aufträge macht, kennt sie bereits.
- ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): das Hybridformat. Außen eine normale PDF, innen die eingebettete XML mit allen Rechnungsdaten. Für den Empfänger sieht alles aus wie gewohnt, sein System verarbeitet die Daten trotzdem automatisch. Für das Handwerk der praktikabelste Weg.
Nicht unter die Pflicht fallen außerdem: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Umsätze. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen - empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Empfangen: die Pflicht, die schon gilt
Während das Ausstellen noch Übergangsfristen hat, gilt die Empfangspflicht seit Januar 2025 für jeden Betrieb. In der Praxis passiert das längst: Großhändler und Lieferanten stellen zunehmend auf ZUGFeRD und XRechnung um. Drei Dinge sollte euer Betrieb dafür geregelt haben:
- Ein festes Postfach für Eingangsrechnungen. Eine E-Mail-Adresse wie [email protected], die nicht im allgemeinen Posteingang untergeht.
- Elektronisch aufbewahren statt ausdrucken. Eine E-Rechnung muss im Originalformat archiviert werden - der Ausdruck im Ordner ersetzt die XML-Datei nicht. Für neu ausgestellte Rechnungen wurde die Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt; für ältere Belege kann noch die frühere 10-Jahres-Frist laufen. Im Zweifel lieber einen Belegjahrgang zu lange als zu kurz aufbewahren, oder kurz beim Steuerberater nachfragen.
- Geordnete Ablage. Rechnungen gehören dem Auftrag und dem Lieferanten zugeordnet, nicht in einen Sammelordner "Eingang 2026". Eine saubere Dokumentenablage macht aus der Pflicht nebenbei Ordnung.
Ausstellen: Ruhe bewahren, richtig planen
Für die allermeisten Elektrobetriebe unter 800.000 Euro Umsatz beginnt die Ausstellungspflicht erst am 1. Januar 2028 - und auch dann nur für Geschäftskunden. Panik ist also unbegründet. Falsch wäre nur, das Thema bis Dezember 2027 zu ignorieren, denn die Umstellung hängt an eurer Bürosoftware:
- Wer heute mit Word-Vorlagen fakturiert, braucht bis dahin ein Werkzeug, das ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen kann. Von Hand lässt sich eine valide XML nicht bauen.
- Wer eine Branchensoftware nutzt oder anschafft, sollte die E-Rechnung als Pflichtkriterium in die Auswahl aufnehmen - genauso wie GoBD-konforme Archivierung.
- Wer viel für öffentliche Auftraggeber arbeitet, kennt die XRechnung ohnehin schon: Bei Bund und vielen Ländern ist sie seit Jahren Voraussetzung, unabhängig vom Umsatz.
Bei Kabelix ist die Angebots- und Rechnungsfunktion in Entwicklung - mit E-Rechnung nach EN 16931 als festem Bestandteil, nicht als Zusatzmodul. Bis dahin gilt ehrlich: Für die Rechnungsstellung braucht ihr heute noch euer bestehendes Werkzeug, und die Grundlage jeder korrekten Rechnung liefert Kabelix schon jetzt - vollständig erfasste Stunden und dokumentiertes Material pro Auftrag.
Die fünf häufigsten Irrtümer zur E-Rechnung
- "Wir schicken PDFs, also sind wir fertig." Falsch. Eine PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes - es fehlt der strukturierte Datensatz nach EN 16931. Ab dem jeweiligen Stichtag erfüllt eine reine PDF die Pflicht im B2B-Geschäft nicht mehr.
- "Das betrifft auch meine Privatkunden." Nein. Rechnungen an Privathaushalte bleiben komplett außen vor. Wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, ist von der Ausstellungspflicht kaum betroffen.
- "Als Kleinunternehmer bin ich ganz raus." Halb richtig. Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen - empfangen und aufbewahren können müssen sie sie aber wie alle anderen, und zwar schon heute.
- "Ich drucke die E-Rechnung aus und hefte sie ab." Gefährlich. Das Original ist die XML-Datei, und genau die muss aufbewahrt werden. Der Ausdruck ist nur eine Kopie ohne Beweiswert für die strukturierten Daten - wer nur Papier archiviert, verletzt die Aufbewahrungspflicht.
- "Dafür brauche ich teure Spezialsoftware." Für den Empfang nicht - ein E-Mail-Postfach und eine geordnete elektronische Ablage reichen als Basis. Erst für das Ausstellen ab 2027/2028 braucht es ein Werkzeug, das valide E-Rechnungen erzeugt. Diese Anforderung gehört heute in jede Software-Entscheidung, kostet aber bei modernen Lösungen keinen Aufpreis.
Archivierung: die drei Regeln, die wirklich zählen
Mit dem Empfang kommt die Aufbewahrung - und hier entstehen in der Betriebsprüfung die meisten Beanstandungen. Drei Regeln decken das Wesentliche ab:
- Im Originalformat aufbewahren. Die XML- oder ZUGFeRD-Datei selbst wird archiviert, nicht nur ein Ausdruck oder Screenshot. Die verkürzte 8-Jahres-Frist gilt für neu ausgestellte Rechnungen - alte Jahrgänge im Zweifel nach der bisherigen Frist behandeln.
- Unveränderbar und auffindbar. Die Ablage muss so organisiert sein, dass Rechnungen nicht nachträglich verändert werden können und sich bei einer Prüfung gezielt wiederfinden lassen - ein Sammelordner "Downloads" auf einem einzelnen Rechner erfüllt das nicht.
- Dem Vorgang zugeordnet. Spätestens wenn der Steuerberater oder ein Prüfer fragt, welche Rechnung zu welchem Auftrag gehört, zahlt sich eine Ablage aus, die Belege am Auftrag und am Lieferanten führt statt in Jahresordnern.
Der angenehme Nebeneffekt: Wer die Ablage einmal sauber aufsetzt, hat nicht nur die Pflicht erfüllt - er findet auch die Großhändler-Rechnung zur Reklamation von letztem März in Sekunden. Aus einer Compliance-Übung wird gelebte Ordnung im Betrieb.
Fazit: Pflicht ja, Drama nein
Die E-Rechnung ist keine Digitalisierungswelle, die kleine Betriebe überrollt - sie ist ein Formatwechsel mit langen Fristen und klaren Ausnahmen. Privatkundengeschäft bleibt unberührt, die Empfangsseite ist mit Postfach und geordneter Ablage schnell geregelt, und für das Ausstellen ist bis 2028 Zeit, die richtige Software-Entscheidung zu treffen. Wer den Formatwechsel zum Anlass nimmt, Rechnungseingang und Ablage einmal sauber zu organisieren, hat am Ende mehr davon als nur Rechtskonformität.